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在數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)表是由表名、表中的字段和表的記錄三個(gè)部分組成的。在建立表之前都必須先設(shè)計(jì)它的結(jié)構(gòu)，表結(jié)構(gòu)描述了一個(gè)表的框架。設(shè)計(jì)表結(jié)構(gòu)實(shí)際上就是定義組成一個(gè)表的字段個(gè)數(shù)，每個(gè)字段的名稱、數(shù)據(jù)類型和長度等信息。
在建立表之前都必須先設(shè)計(jì)它的結(jié)構(gòu)，表結(jié)構(gòu)描述了一個(gè)表的框架。設(shè)計(jì)表結(jié)構(gòu)實(shí)際上就是定義組成一個(gè)表的字段個(gè)數(shù)，每個(gè)字段的名稱、數(shù)據(jù)類型和長度等信息。
設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)就是定義數(shù)據(jù)表文件名，確定數(shù)據(jù)表包含哪些字段，各字段的字段名、字段類型、及寬度，并將這些數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中。
設(shè)計(jì)表的結(jié)構(gòu)
1、確定表名。表名要確保其唯一性，表的名稱要與用途相符，簡略、直觀、見名知意。
2、確定字段名稱。
⑴字段名長度小于64個(gè)字符。
⑵字段名可以包括字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符。
⑶字段名不可以包括句號(hào)(。)、感嘆號(hào)(!)、方括號(hào)([])和重音符號(hào)(、)。
⑷字段名不可以以先導(dǎo)空格開頭。
3、確定字段類型。Access提供了10種數(shù)據(jù)類型，滿足字段的不同需要。
4、確定字段屬性。如字段大小、格式、默認(rèn)值、必填字段、有效性規(guī)則、有效性文本和索引等。
5、確定表中唯一能識(shí)別記錄的主關(guān)鍵字段，即主鍵。
數(shù)據(jù)類型
數(shù)據(jù)庫中常用的數(shù)據(jù)類型有以下10種。
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文本型
文本型是默認(rèn)的數(shù)據(jù)類型，最多255個(gè)字符，默認(rèn)長度是50個(gè)字符。通過設(shè)置“字段大小”屬性，可以設(shè)置“文本”字段中允許輸入的最大字符數(shù)。文本中包含漢字時(shí)，一個(gè)漢字也只占一個(gè)字符。如果輸入的數(shù)據(jù)長度不超過定義的字段長度，則系統(tǒng)只保存輸入到字段中的字符，該字段中未使用的位置上的內(nèi)容不被保存。文本型通常用于表示文字或不需要計(jì)算的數(shù)字，例如姓名、地址、學(xué)號(hào)和郵編等。
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備注型
備注型允許存儲(chǔ)的內(nèi)容可以長達(dá)65 535個(gè)字符，與文本型數(shù)據(jù)本質(zhì)上是相同的，適合于存放對事物進(jìn)行詳細(xì)描述的信息，如個(gè)人簡歷、備注和摘要等。
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數(shù)字型
由數(shù)字0~9，小數(shù)點(diǎn)和正負(fù)號(hào)構(gòu)成，用于進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算的數(shù)據(jù)，數(shù)字型字段又細(xì)分為整型、長整型、字節(jié)型、單精度型和雙精度型等類型，其長度由系統(tǒng)分別設(shè)置為2，4，1，4，8個(gè)字節(jié)。
系統(tǒng)默認(rèn)數(shù)字型字段長度為長整型。單精度型小數(shù)位數(shù)精確到7位，雙精度型小數(shù)位數(shù)精確到15位。字節(jié)型只能保存從0到255的整數(shù)。
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日期時(shí)間型
用于表示100～9999年之間任意日期和時(shí)間的組合。日期/時(shí)間型數(shù)據(jù)的存放和顯示格式完全取決于用戶定義格式。根據(jù)存放和顯示格式的不同，又分為常規(guī)日期、長日期、中日期、短日期、長時(shí)間、中時(shí)間和短時(shí)間等類型，系統(tǒng)默認(rèn)其長度為8個(gè)字節(jié)。
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貨幣型
用于存儲(chǔ)貨幣值。向該字段輸入數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)添加貨幣符號(hào)和千位分隔符，貨幣型數(shù)據(jù)的存放和顯示格式完全取決于用戶定義格式。根據(jù)存放和顯示格式的不同，又分為常規(guī)數(shù)據(jù)、貨幣、歐元、固定和標(biāo)準(zhǔn)等類型。
貨幣型數(shù)據(jù)整數(shù)部分的最大長度為15位，小數(shù)部分長度不能超過4位。
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自動(dòng)編號(hào)型
用于存放遞增數(shù)據(jù)和隨機(jī)數(shù)據(jù)。在向表中添加記錄時(shí)，由系統(tǒng)為該字段指定唯一的順序號(hào)，順序號(hào)的確定有兩種方法，分別是遞增和隨機(jī)。
遞增方法是默認(rèn)的設(shè)置，每新增一條記錄，該字段的值自動(dòng)增1。
使用隨機(jī)方法時(shí)，每新增加一條記錄，該字段的數(shù)據(jù)被指定為一個(gè)隨機(jī)的長整型數(shù)據(jù)。
該字段的值一旦由系統(tǒng)指定，就不能進(jìn)行刪除和修改。因此，對于含有該類型字段的表，在操作時(shí)應(yīng)注意以下問題：
(1)如果刪除一個(gè)記錄，其他記錄中該字段的值不會(huì)進(jìn)行調(diào)整；
(2)如果向表中添加一條新的記錄，該字段不會(huì)使用被刪除記錄中已經(jīng)使用過的值；
(3)用戶不能對該字段的值進(jìn)行指定或修改。
每一個(gè)數(shù)據(jù)表中只允許有一個(gè)自動(dòng)編號(hào)型字段，其長度由系統(tǒng)設(shè)置為4個(gè)字節(jié)，如順序號(hào)、商品編號(hào)和編碼等。
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是否型
用于判斷邏輯值為真或假的數(shù)據(jù)，表示為Yes/No、True/False或On/Off。字段長度由系統(tǒng)設(shè)置為一個(gè)字節(jié)。如是否通過、婚否等。
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OLE對象型
OLE(Object Linking and embedding，對象的鏈接與嵌入)用于鏈接或嵌入由其他應(yīng)用程序所創(chuàng)建的對象。例如，在數(shù)據(jù)庫中嵌入聲音、圖片等，它的大小可以達(dá)到1GB。
鏈接和嵌入的方式在輸人數(shù)據(jù)時(shí)可以進(jìn)行選擇，鏈接對象是將表示文件內(nèi)容的圖片插人到文檔中，數(shù)據(jù)庫中只保存該圖片與源文件的鏈接，這樣對源文件所做的任何更改都能在文檔中反映出來；而嵌入對象是將文件的內(nèi)容作為對象插入到文檔中，該對象也保存在數(shù)據(jù)庫中，這時(shí)插入的對象就與源文件無關(guān)了。
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超鏈接型
用于存放超鏈接地址，鏈接到Internet、局域網(wǎng)或本地計(jì)算機(jī)上，大小不超過2048個(gè)字節(jié)。
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查閱向?qū)?/p>
用于創(chuàng)建查閱向?qū)ё侄危脩艨墒褂昧斜砜蚧蚪M合框的形式查閱其他表或本表中其他字段的值。一般為4個(gè)字節(jié)。
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