在之前的文章《實用word技巧分享:快速且批量刪除空格、空行》中,我們學習了批量刪除空格、空行的方法。而今天我們來聊聊文本與表格的互轉,學習word文本轉換成表格以及word將表格轉換為文本的技巧,快來看看吧!
日常工作中,如果領導突然給你下發一個Word文檔,要求你將這個word文檔里面的某些部分文字制作成表格的樣式,你會怎么辦?
是一個一個建好表格,然后再把文字重新一一復制粘貼到表格中呢?又或是其他方法?
我猜想,利用上述方法操作的童鞋應該不在少數吧!如果你還是這樣操作,我只能表示很無奈……你就是加班的命!
Word中,有一個非常簡單又快速的格式轉換方法你卻不會用!今天,在這里小編就教一下操作技巧,童鞋們拿起小板凳,一起來看一看,學會起碼能少加點班!
Word文本轉換成表格:
Word中,如果想快速將文字轉換為表格,首先需要在文本間插入分隔符,即逗號、空格或制表符(按Tab鍵)等。其作用是用于識別文本轉換是時分成行、列和單元格的位置。
比如,我們打開需要轉換的word文檔,如圖所示。可以看到,當前文檔已插入了“逗號”分隔符,所以我們可以直接進行轉換,不需要另行插入分隔符。
(1)選擇要轉換的文本,然后點擊【插入】-【表格】-【表格】按鈕,在彈出的菜單中選擇“文本轉換成表格”命令。
(2)打開“將文字轉換成表格”對話框,點擊“確定”按鈕。
提示:在“將文字轉換成表格”對話框的“文字分隔位置”欄中即可發現包含有段落標記、逗號、空格、制表符等用于分隔文字位置的分隔符選項。
(3)即得到如圖所示的表格。
但是,這個表格為什么是通欄的呢?為什么?
這是因為“逗號”分隔符導致的,轉換時,需要注意的是,逗號必須是“英文狀態的半角逗號”,很明顯,上方文字中的逗號為全角逗號,所以轉換成通欄表格的效果了。
(4)此時,我們將文本中的逗號更換為“英文狀態的半角逗號”再轉換為表格。
即得到的效果如圖所示。
技巧提示:更換“逗號”分隔符時,我們可以利用“查找和替換”功能進行批量更改,在“查找內容”文本框中輸入全角逗號“,”,在“替換為”文本框中輸入英文半角逗號“,”,單擊“全部替換”按鈕即可全部更改。
Word將表格轉換為文本:
工作中,我們還會碰到這樣一種情況,即需要將Word表格中的內容轉換成文字的形式,你會怎么做呢?
我猜想,可能絕大多數的童鞋會通過復制、粘貼到記事本的方式來提取內容的。是的,沒毛病,確實也可以這樣做。但其實有更簡單的方法:
(1)選中整個表格,點擊【表格工具】-【布局】-【數據】-【轉換為文本】按鈕。
(2)在打開的對話框中設置好轉換后的文字分隔符符號,然后點擊“確定”按鈕即可。
選擇“逗號”效果:
選擇“制表符”效果:
OK,文字和表格就可以輕松互相轉換了,你學會了嗎?
推薦教程:《實用word技巧分享:快速且批量刪除空格、空行》