excel中的定位功能非常強,但很多職場新人只會定位空白,其實它還有很多非常好用的功能。今天就跟大家一起分享7個excel定位技巧。
技巧1:快速跨行填充
下表是某公司員工歸屬部門信息表,現在需要將部門列中空白單元格根據最上方的單元格填充。
上述情況,內容不多的話,分別拖動鼠標快速填充即可。內容多的話,采用Ctrl+G定位空格后再快速填充將是我們的首先。
操作步驟:
(1)選中C1:C21數據區域按Ctrl+G快捷鍵,單擊【定位條件】,單選【空值】選項。
(2)單擊【確定】C1:C21區域中的空白單元格已經被選中。
(3)在編輯欄中輸入=C2,按快捷鍵Ctrl+Enter就可以將所有空白單元格填充。
技巧2:快速合并相同單元格
該技巧針對數據很多的情況,譬如需要在幾百行、上千行數據中,把同列的相同單元格合并。
操作步驟:
(1)以D列為輔助列,在D2單元跟輸入函數=IF(C2=C1,D1,D1+1),目的是將相同的部門進行標號。
(2)以E列為輔助列,在E2單元格中輸入函數公式=IF(-1^D2>0,”a”,1)。公式含義為通過計算-1的1次方為-1、-1的2次方為1,得到結果為-1和1。然后通過IF函數將其區分為1和a這樣的數字與文本形式。
(3)通過CTRL+G快捷鍵打開【定位條件】對話框。
(4)在【定位條件】對話框框中選擇【公式】中的【數字】單擊確定。
(5)選中了E列中的數字部分,然后單擊【合并后居中】功能即可。
(6)再次定位E列中的文本內容,選中單元格后同樣單擊【合并后居中】功能。
(7)完成了E列的合并后選中E列,單擊格式刷,將目標單元格C列格式重新刷新。
這樣我們就完成了相同單元格的合并,大家可以自己試著操作演示一下。
技巧三:數字批量標色
下表是員工考核成績信息表,現在我們需要將所有分數標成紅色。
操作步驟:
(1)選中整表后通過CTRL+G快捷鍵打開定位對話框,單擊【定位條件】。
(3)打開【定位條件】對話框,單擊【常量】,我們看到下方的復選框變成可勾選狀態,將數字勾選上。
單擊【確定】,表中的所有數字被選中。
(4)設置文字顏色,完成數字標色。
技巧4:批量刪除批注
下表是某物業公式的費用明細表,在單據金額中部分數據存在批注說明,現在需要將所有批注刪除。
操作步驟:
(1)選中整表后通過CTRL+G快捷鍵打開【定位條件】對話框,選擇批注。
單擊“確定”我們看到三個帶批注的單元格被選中。
(2)右擊鼠標,選擇“刪除批注”即可完成。
技巧5:快速找出行/列內容差異
定位功能還能快速比較兩行(多行)或者兩列(多列)內容的差別。老師對答案,會計對賬非常有用。
怎么比較?其中一行(列)作為標準,其他的作為比較行(列)。標準行(列)就是選取數據時鼠標首先單擊的單元格所在的行(列)。
???
標準行??????????????????????????????????標準列
下面我們通過簡單的示例給大家講解一下。
下表是員工3個科目考試成績信息表,我們需要快速將每個科目中非100的單元格標黃。
1)快速行差異比較ctrl+shift+
(1)在B13:D13單元格輸入100作為輔助單元格,右下向上選中表格數據區域。
(2)按快捷鍵ctrl+shift+即可選中非100單元格,然后標色。
2)快速列差異比較ctrl+
(1)在數據區域右側E列添加輔助數據100,從右側向左選中數據區域。
(2)按快捷鍵ctrl+即可選中非100單元格,然后標色。
技巧6:錯行數據快速整理
下表中A列數據為部門信息和姓名信息隔行顯示,現在我們需要將其整理為姓名單獨一列,部門信息單獨一列。
操作步驟:
(1)首先在B2單元格輸入=A1單元格,然后選中B1:B2單元格后向下復制填充。
(2)按CTRL+G打開定位條件,選擇定位條件中的空值。
(3)右擊鼠標,選擇“刪除”,刪除整行即可。
技巧7:批量刪除對象(含圖表、圖片、形狀、smartart)
日常使用excel工作表時經常會碰到對象,如形狀、圖片、圖表、smartart等。如果需要一次性刪除這些對象,可以用Ctrl+G。如下表是員工基本信息,其中照片是作為對象插入在表中的。我們可以通過定位完成照片的量刪除操作。
操作步驟:
(1)通過Ctrl+G快捷鍵打開【定位】話框,單擊【定位條件】打開定位條件對話框,選擇【對象】。
(2)單擊【確定】后我們看到所有的照片被選中,這時我們只要按delete即可完成對象照片刪除操作。
總結
本次教程我們跟大家分享了7個實用定位技巧,希望通過這7個技巧幫助大家快速提升工作效率。
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