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當(dāng)您撥打公司電話號(hào)碼時(shí)，您經(jīng)常會(huì)聽到自動(dòng)語音信箱問候語，它可以幫助指導(dǎo)您完成電話簿和后續(xù)步驟。
這種語音信箱問候語讓您的小型企業(yè)看起來很專業(yè)，它可以幫助增加銷售額并提高客戶滿意度。
在本文中，我們將向您展示如何為您的在線商店、企業(yè)或博客設(shè)置語音郵件問候語。我們還將向您展示可以用作模板的最佳語音郵件問候語示例。
為什么語音郵件問候語對(duì)您的企業(yè)很重要？
移動(dòng)設(shè)備上超過 88% 的本地搜索最終都是通過電話進(jìn)行的。這主要?dú)w功于Google 本地搜索結(jié)果中出現(xiàn)的漂亮的點(diǎn)擊通話按鈕。
對(duì)于許多小型企業(yè)來說，可能無法立即接聽所有電話。有時(shí)客戶可能會(huì)在下班后打電話，而您當(dāng)時(shí)可能很忙或沒有工作人員。
這就是您的語音信箱問候語發(fā)揮作用的地方。
對(duì)于許多客戶來說，這將是他們第一次與您的企業(yè)接觸。不設(shè)置語音信箱問候語可能會(huì)導(dǎo)致您的客戶流失給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。
另一方面，語音信箱問候語不正確也會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重后果。客戶可能會(huì)掛斷電話，不繼續(xù)跟進(jìn)，或者只是聯(lián)系您的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。
話雖這么說，讓我們看看如何為您的在線業(yè)務(wù)正確設(shè)置語音郵件問候語。
設(shè)置語音信箱問候語的最佳方式
通常，小企業(yè)主使用固定電話或移動(dòng)電話號(hào)碼來管理呼叫。雖然它可以完成工作，但它們不允許您正確管理業(yè)務(wù)呼叫或設(shè)置有效的自動(dòng)語音郵件問候語。
管理商務(wù)電話的最佳方式是使用商務(wù)電話服務(wù)。許多小型企業(yè)使用虛擬商務(wù)電話號(hào)碼，因?yàn)樗梢宰屗麄冊(cè)诓粻奚[私的情況下有效管理商務(wù)電話。
與固定電話或手機(jī)號(hào)碼不同，它使用互聯(lián)網(wǎng)來管理呼叫。這項(xiàng)技術(shù)的官方術(shù)語稱為商業(yè) VoIP 電話服務(wù)（互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議語音）。
與固定電話和移動(dòng)電話相比，使用商務(wù)電話服務(wù)具有以下優(yōu)勢(shì)：
- 您可以設(shè)置營(yíng)業(yè)時(shí)間，并根據(jù)一天中的時(shí)間錄制不同的語音問候語以播放。
- 您可以設(shè)置自動(dòng)助理、添加分機(jī)來路由呼叫、讓用戶留下語音留言等等。
- 它可以在您的計(jì)算機(jī)、平板電腦、桌面電話，甚至使用應(yīng)用程序的手機(jī)上運(yùn)行。
- 多個(gè)用戶可以使用相同的電話號(hào)碼，無論其位置如何。
- 您可以輕松地向新員工授予訪問權(quán)限，而無需召集技術(shù)人員或購(gòu)買新設(shè)備。
我們建議使用Nextiva，因?yàn)樗麄兪鞘袌?chǎng)上最好的商務(wù)電話服務(wù)提供商。它們提供了一套全面的功能，包括易于使用的基于網(wǎng)絡(luò)的管理面板和適用于您手機(jī)的應(yīng)用程序。
我們?cè)跇I(yè)務(wù)中使用 Nextiva 來管理對(duì) WPBeginner 和其他Awesome Motive屬性的調(diào)用。
如果您想要替代解決方案，那么您可以看看RingCentral或Ooma。它們都是出色的商務(wù)電話服務(wù)，并且提供了功能極其豐富的平臺(tái)，其中包含許多工具來管理語音問候、自動(dòng)助理、語音消息、通話記錄等。
設(shè)置商務(wù)電話服務(wù)后，您可以使用其易于遵循的設(shè)置來設(shè)置語音問候語。
企業(yè)語音問候示例
您必須遵循一些基本規(guī)則才能創(chuàng)建最有效的語音郵件問候語：
- 避免諸如“您的電話對(duì)我們很重要”之類的陳詞濫調(diào)。他們被過度使用，不再感到真誠(chéng)。
- 確保您的語音郵件錄音聽起來友好且個(gè)性化。
- 盡量不要聽起來像是在讀劇本。
- 如果可以的話，請(qǐng)聘請(qǐng)一位語音藝術(shù)家來幫助您錄制語音郵件問候語。您甚至可以在 Fiverr 上找到某人。
- 確保您的語音郵件提供重要信息，例如您的公司名稱、營(yíng)業(yè)時(shí)間和聯(lián)系信息。
以下是一些可用于您的業(yè)務(wù)的語音郵件問候語模板。
非工作時(shí)間語音郵件問候語示例
當(dāng)客戶在下班后或周末給您打電話時(shí)，將會(huì)播放此語音信箱問候語。確保此語音郵件問候語告知用戶辦公時(shí)間以及聯(lián)系客戶服務(wù)或商店位置的其他方式。
“嗨，您已到達(dá)[公司名稱]。我們的服務(wù)時(shí)間為周一至周五 [太平洋標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間] [上午 9 點(diǎn)] 至 [下午 6 點(diǎn)]。您還可以使用我們網(wǎng)站 [www.example.com] 上的聯(lián)系表給我們留言，我們將通過電子郵件回復(fù)您。如果您希望我們給您回電，請(qǐng)留下您的姓名和電話號(hào)碼以及短信，我們的團(tuán)隊(duì)將盡快給您回復(fù)。”
“嗨，您已到達(dá)[公司名稱]。我們目前無法接聽您的電話。我們的辦公時(shí)間是【營(yíng)業(yè)時(shí)間】周一至周五。我們位于[商店位置]的商店周末仍對(duì)顧客開放。您還可以通過我們的網(wǎng)站 [www.example.com] [每周 7 天、每天 24 小時(shí)] 上的實(shí)時(shí)聊天與我們聯(lián)系。如果情況不緊急，并且您希望我們回電，請(qǐng)?jiān)卩铰暫罅粝履男彰碗娫捥?hào)碼。”
正如您所看到的，這兩個(gè)示例都提供了重要信息，并為客戶提供了通過實(shí)時(shí)聊天或聯(lián)系表單進(jìn)行聯(lián)系的替代方式。
假期語音信箱問候語示例
這些問候語可以在假期期間錄制。
“您好，您已到達(dá)[公司名稱]。我們的團(tuán)隊(duì)目前不在辦公室與朋友和家人一起度過假期。我們將在[日期和時(shí)間]恢復(fù)工作。請(qǐng)留下您的姓名和電話號(hào)碼，我們會(huì)盡快回復(fù)您。[節(jié)日快樂（或適合該節(jié)日的問候語）]”。
“節(jié)日快樂！我們[公司名稱] 的團(tuán)隊(duì)將休假至[日期]。如果您是現(xiàn)有客戶，您仍然可以在我們的網(wǎng)站上打開支持票證，我們將盡力在接下來的 24 小時(shí)內(nèi)回復(fù)您。您還可以通過實(shí)時(shí)聊天或我們網(wǎng)站 [www.example.com] 上的聯(lián)系表與我們聯(lián)系。如果不緊急，您可以在嘟嘟聲后留下您的姓名和電話號(hào)碼。我們會(huì)盡快回復(fù)您的電話。”
“嗨，您已到達(dá)[公司名稱]。我們因（假期名稱）休息，并將于 [日期和時(shí)間] 恢復(fù)工作。如果您需要緊急回復(fù)，可以發(fā)送電子郵件至 (email_address)，我們將盡力在 24 小時(shí)內(nèi)回復(fù)所有電子郵件。您也可以給我們留言，我們會(huì)在假期后給您回復(fù)（新年快樂/假期）”。
如您所見，這些語音郵件問候語為客戶提供了盡可能多的信息。這些問候還確保客戶知道如何在假期期間使用其他聯(lián)系方式獲得更快的答復(fù)。
離開/忙碌語音信箱問候語示例
如果您很忙、不在或人手不足而無法立即接聽客戶電話，那么您可以使用這些問候語作為示例。
“您好，您已聯(lián)系[公司名稱]，我們現(xiàn)在無法接聽您的電話，但我們很樂意盡快給您回電。請(qǐng)?jiān)卩洁铰暫罅粝履男彰碗娫捥?hào)碼。”
“嗨，我們目前無法使用電話。如果不是太緊急，那么您可以給我們發(fā)送電子郵件至（電子郵件地址）。否則，請(qǐng)?jiān)卩铰暫罅粝履男彰碗娫捥?hào)碼，我們會(huì)立即給您回電。”
如果您是唯一接聽電話的人，那么您可以將其設(shè)為個(gè)人語音信箱問候語。
“嗨，您已到達(dá)（您的名字）。我目前無法接聽電話。您可以向我發(fā)送電子郵件至（電子郵件地址），也可以在聽到提示音后留下您的姓名和電話號(hào)碼，我會(huì)盡快給您回電。”
測(cè)試并改進(jìn)您的語音郵件問候語
使用專業(yè)電話服務(wù)的另一個(gè)重要原因是您可以跟蹤所有呼叫并查看有關(guān)它們的詳細(xì)報(bào)告。例如，這就是 Nextiva 的通話分析頁面的樣子。
您需要跟蹤有多少用戶聽到每個(gè)語音郵件問候語以及他們的回應(yīng)方式。留言分?jǐn)?shù)較高的客戶的語音信箱問候工作效率很高。
甚至沒有完全聽到的語音郵件消息就是失敗的。
我們建議嘗試不同的語音信箱問候語以找到完美的平衡。定期更新語音信箱問候語還可以幫助您填補(bǔ)您甚至不知道存在的溝通空白。
跟進(jìn)您的語音郵件消息
現(xiàn)在您已經(jīng)設(shè)置了平衡、信息豐富且友好的語音信箱問候語，下一步就更加關(guān)鍵了。
客戶給您留言后會(huì)發(fā)生什么？
如果您使用專業(yè)的商務(wù)電話系統(tǒng)，那么您將能夠輕松跟蹤和回復(fù)這些消息。
確保您和您的員工為快速跟進(jìn)做好同樣充分的準(zhǔn)備。及時(shí)回電對(duì)于加強(qiáng)業(yè)務(wù)關(guān)系和完成銷售大有幫助。
我們希望本文能幫助您了解如何為您的在線業(yè)務(wù)設(shè)置語音郵件問候語。您可能還想查看我們有關(guān)如何創(chuàng)建免費(fèi)企業(yè)電子郵件地址的指南以及我們專家為小型企業(yè)精選的最佳電子郵件營(yíng)銷服務(wù)。
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